Как сшивать папки и дела?

Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного или длительного хранения, необходимо систематизировать ее и сшить папки с мягким или твердым переплетом. В каждом конкретном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, так как строгих законодательных стандартов в этой области не существует. Однако определены основные принципы, которых обычно придерживаются опытные делопроизводители.

Вам понадобится:

- черный графитовый карандаш;
- канцелярское шило (или прибор УПД);
- струбцина;
- прошивочная игла;
- шнур или капроновая нить;
- ножницы;
- лист белой бумаги;
- канцелярский клей;
- обложка.

Инструкция:

1. После экспертизы ценности документации пронумеруйте ее, поставив черным графитовым карандашом порядковый номер (в порядке хронологии) в верхнем правом углу каждого листа. Начинайте с первого разворота; титульную опись содержащихся документов и последний лист нумеровать не нужно. Следите за тем, чтобы цифры не зашли на текст.

2. Сделайте две пары отверстий специальным канцелярским шилом в середине левого поля каждого документа. Чтобы пачка бумаг не распалась, закрепите ее в струбцине. Как правило, делопроизводители размещают дыры по вертикальной линии, оставляя между каждой расстояние не менее 3 см. Если поле у листа узкое, можно приклеить к кромке белую полоску.

3. Воспользуйтесь специальным станком для прошивки документации (УПД). Это значительно сократит вашу работу, так как с помощью этого приспособления можно единовременно пробить стопку документов толщиной в 10 см. Внимательно прочитайте инструкцию и работайте осторожно – сверло сильно нагревается.



4. Начинайте сшивать папку с помощью специального банковского шпагата или прочных капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для надежной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте крепкий узел.

5. Вырежьте из белой плотной бумаги круг (диаметром около 4 см) и заклейте им узелок. Клей используйте обычный канцелярский. Печатью захватите наклейку, под ней поставьте заверительную подпись и дату. Если папка была уже прошнурована без заверительной страницы, то ее допустимо вклеить на изнанку обложки.

6. Наденьте прошнурованную папку в специальную обложку или переплетите документы с помощью станка. Для долговременного архива рекомендуется подобрать твердую обложку, в остальных случаях годится и картонная «одежка» или из плотной мелованной бумаги. В любом случае это должно быть изделие деловой полиграфии, оформленное в соответствии с корпоративным стилем.

Обратите внимание:

Перед тем как сшить папку, уберите с каждого листа все крепежные элементы: скобки, скрепки и булавки! Иначе вы повредите важные документы при шнуровке и переплете.

Полезные советы:

Если листы документов больше формата А-4, сшейте их за один край и пронумеруйте в развернутом виде как обычно. У самостоятельных иллюстраций (диаграмм, чертежей и прочего) ставится цифру на обороте в верхнем уголке слева. Мелкие же документы рекомендуется вкладывать в прозрачный файл или конверт, после чего подшивать совместно с другими страницами папки.